Strefa wiedzy

Brak wiedzy o stanie technicznym biura kosztuje znacznie więcej niż regularny przegląd i najczęściej wychodzi to na jaw dopiero przy renegocjacji umowy. Dlaczego analiza techniczna powierzchni to dziś narzędzie negocjacyjne i kiedy sięgnąć po project managera — wyjaśnia Helena Kudrewicz-Czarniecka z Walter Herz.

Podczas ostatniej edycji Akademii Najemcy „Jedno biuro, wiele perspektyw" w stolikach tematycznych powrócił temat, który rzadko trafia na pierwsze strony raportów rynkowych. Nie chodziło o metraż, stawki czynszowe ani lokalizację. Chodziło o żaluzje, które się zacinają. O wentylację, która przestała działać. O drzwi wejściowe, które wymagają użycia wyjątkowej siły.

Drobnostki? Być może. Ale właśnie te drobnostki potrafią skutecznie obniżyć jakość codziennego funkcjonowania zespołu i kosztować znacznie więcej niż regularna analiza techniczna powierzchni.

–  Słyszę o takich przypadkach regularnie – mówi Helena Kudrewicz-Czarniecka, Associate Director i Project Manager w Walter Herz. – Firmy latami zgłaszają te same usterki i latami czekają na reakcję. Tymczasem część z tych problemów można było zidentyfikować i rozwiązać znacznie wcześniej – przy okazji analizy technicznej powierzchni, jeszcze przed renegocjacją umowy.

Renegocjacja zamiast relokacji. I co dalej?

Dzisiejszy rynek biurowy nie daje dużego wyboru. Wolna powierzchnia w centrum Warszawy to dziś około 5% zasobów. Nowych budynków klasy A przybywa wolniej niż przez ostatnią dekadę. Dla wielu firm pytanie nie brzmi już „gdzie się przenieść", ale „jak dobrze przygotować się do renegocjacji obecnej umowy".

To znacząco zmienia optykę. Renegocjacja to nie tylko rozmowa o stawce czynszu. To moment, w którym warto wiedzieć, w jakim stanie technicznym jest powierzchnia, którą planujesz zajmować przez kolejne kilka lat. Jakie usterki się nawarstwiły. Co wymaga naprawy na koszt wynajmującego, a co możesz wynegocjować jako część nowej umowy. Bez tej wiedzy negocjacje mogą okazać się ślepym zaułkiem.

– Najemcy często nie zdają sobie sprawy, że wiedza techniczna o stanie powierzchni to realne narzędzie negocjacyjne – podkreśla Helena Kudrewicz-Czarniecka. – Jeśli  rozpoczynasz rozmowy z właścicielem budynku bez takiej analizy, często negocjujesz w ciemno. I to zazwyczaj kosztuje.

Analiza techniczna jako fundament świadomej decyzji

Przeprowadzenie analizy technicznej zajmowanej powierzchni to jeden z tych kroków, które łatwo odłożyć na później i jeden z tych, których pominięcie najczęściej daje o sobie znać w najgorszym możliwym momencie. Tuż po podpisaniu umowy albo w środku przeprowadzki.

Dobrze przeprowadzona analiza odpowiada na kilka kluczowych pytań: które instalacje wymagają uwagi, co jest odpowiedzialnością wynajmującego, a co najemcy, jakie prace można zaplanować w ramach fit-outu lub renegocjacji, i – co nie mniej ważne – które elementy stanowią potencjalne ryzyko operacyjne dla firmy.

Project management: nie tylko dla wielkich przeprowadzek

Jest jeszcze jedna kwestia, o której rzadko mówi się na etapie planowania: kto tym wszystkim ma zarządzać?

Analiza techniczna, koordynacja wykonawców, nadzór nad harmonogramem prac remontowych, pilnowanie budżetu, kontakt z wynajmującym, odbiory – to zakres, który niejednokrotnie przerasta możliwości działu administracji. Szczególnie gdy firma jednocześnie funkcjonuje, obsługuje klientów i zarządza codziennymi procesami.

– Najczęstszy błąd, który widzę, to przekonanie, że project management jest potrzebny tylko przy dużych przeprowadzkach – mówi Helena Kudrewicz-Czarniecka. – Tymczasem nawet odświeżenie  kilku stref, naprawa lub modernizacja  instalacji czy wydzielenie dodatkowego gabinetu w trakcie trwania umowy najmu to projekty, które wymagają koordynacji, harmonogramu i nadzoru, zwłaszcza gdy mają nie zakłócać bieżącej pracy całego biura. Bez tego łatwo o opóźnienia, przekroczenia budżetu i konflikty z wynajmującym.

Project manager w procesie aranżacji lub modernizacji biura bierze na siebie całą warstwę koordynacyjną – od etapu diagnozy, przez planowanie, po odbiór końcowy. Ustala harmonogram, weryfikuje oferty wykonawców, pilnuje zgodności prac z projektem i przepisami, reaguje na nieprzewidziane sytuacje, zanim zdążą urosnąć do rangi problemu.

Dla firmy oznacza to przede wszystkim możliwość skupienia się na bieżącej działalności operacyjnej podczas gdy ktoś inny dba o to, żeby biuro było gotowe wtedy, kiedy powinno być, i w takim stanie zgodnym z oczekiwaniami.

Kiedy warto zacząć?

Wcześniej, niż większość firm to robi. Jeśli umowa najmu wygasa za dwa lata – to dobry moment, żeby zamówić przegląd techniczny powierzchni. Jeśli firma się rozwija i planuje reorganizację przestrzeni – warto wiedzieć, z czym się mierzy, zanim ruszy projekt aranżacyjny. Jeśli od lat pojawiają się te same usterki, to być może odpowiedź nie leży w kolejnym zgłoszeniu do property managementu, ale w systemowym spojrzeniu na stan techniczny biura.

– Zawsze powtarzam: lepiej wiedzieć za wcześnie niż za późno – podsumowuje Helena Kudrewicz-Czarniecka – Biuro rzadko sygnalizuje swoje problemy wprost. Mimo to istnieją –  i prędzej czy później dają o sobie znać.